Kassenprüfung - Basiswissen

Dieser Beitrag soll Ihnen eine Erstinformation bieten und kann daher nicht vollständig sein. Dies hat schon seine Ursache in den unterschiedlichen Begriffen:
Kassenprüfung oder Belegprüfung.

Beide Begriffe sind umgangssprachlich sehr beliebt, aber leider nichts aussagend. Das Wohnungseigentumsgesetz – WEG verwenden dagegen den kaufmännischen Begriff „Rechnungslegung“.

Kassenprüfung:
Ein Begriff, der aus dem Vereinsleben bekannt ist, dass Girokonten noch nicht so bekannt und/oder teuer waren.

Belegprüfung:
Hier wird zum Ausdruck gebracht, dass nur Belege geprüft werden, nicht aber Kontoauszüge.

Rechnungslegung:
Und davon redet der Gesetzgeber in § 28 Absatz 5 (für den Verwalter) und § 29 Absatz 3 WEG (für den Verwaltungsbeirat).

Als zentrale Basis hierfür ist die Buchhaltungspflicht für Kaufleute anzusehen (§ 238 Handelsgesetzbuch – HGB).

Grundsätzlich gilt:

a) Wer kann die Unterlagen der Gemeinschaft einsehen?

Jede/r Eigentümer/in!
Es gibt WEG-Verwalter, die diese Einsichtnahme nur auf die Mitglieder des Verwaltungsbeirates beschränken bzw. beschränken wollen. Dies ist rechtlich nicht zulässig.

b) Gibt es Formvorschriften, wie eine Abrechnung auszusehen hat?

Eine Abrechnung soll transparent und für jede/n verständlich sein. Daher ist jede Abrechnung nach dem Einnahmen-Ausgaben-Prinzip aufzustellen, der einfachsten Form der kaufmännischen Darstellungsweise.

Es gibt vom Gesetzgeber keine Vorgaben, wie eine Abrechnung optisch oder inhaltlich auszusehen hat. Andererseits gibt es Hunderte von Anbieter, die Abrechnungssoftwaren für Hausverwalter entwickeln und vertreiben. Diese möchten ihre Produkte verständlicherweise von denen ihrer Konkurrenz abgesetzt wissen zum Beispiel durch das Erscheinungsbild, durch das Layout, durch die Eingabequalität etc. Wir als Wohnungseigentümer stehen dabei nur selten im Vordergrund. Und schon gar nicht im Mittelpunkt.

c) Vorbereitung auf die Belegeinsicht

Vorschlag: Lassen Sie sich im Vorfeld das Buchungsjournal (Aufstellung aller Buchungen in dem entsprechenden Abrechnungszeitraum Ihrer WEG) per Mail oder per Post übermitteln. Der letzte Weg könnte möglicherweise für Sie kostenpflichtig sein. Klären Sie dies bitte im Vorfeld mit Ihrem WEG-Verwalter ab.

Somit können Sie sich zu Hause in aller Ruhe mit diesen Unterlage vertraut machen.

d) Termin bei Ihrem WEG-Verwalter 

• Keine Buchung ohne Beleg.
• Für jede Buchung in Kontoauszug gibt es eine Buchung im Buchungsjournal und einen Beleg.
• Achtung bei Bargeldzahlungen: Hier ist stets eine Quittung vorzulegen.
• Diese Unterlagen sollten auf Vollständigkeit (fortlaufende Nummerierung, sich entsprechende Kontostände und Buchungsdatum etc.) geprüft werden.

Auf die einzelnen Buchungspositionen wird künftig unter Rechnungslegung – praktische Tipps gesondert eingegangen.

08.04.2019 Dieter Walinski