Wer unterschreibt das Protokoll?
Die Eigentümerversammlung ist das höchste Gremium der Eigentümergemeinschaft. Sie fasst Beschlüsse, die eine Verwaltung umzusetzen hat.
Die gefassten Beschlüsse sind in zweierlei Weise zu dokumentieren: a) in der Beschluss-Sammlung (§ 24 Absatz 7 WEG) und b) in der Niederschrift über die Eigentümerversammlung (§ 24 Absatz 6 WEG - umgangssprachlich „Protokoll" genannt).
Letzteres wird von einem Eigentümer und von dem „Versammlungsleiter" (umgangssprachlich) unterschrieben. Unter einem „Versammlungsleiter" wird derjenige verstanden, der den Vorsitz in der Eigentümerversammlung führt (§ 24 Absatz 5 WEG). Dies ist in der Regel der Verwalter.
Mit ihrer Unterschrift bestätigen die beiden Beteiligten, also ein Eigentümer und der Verwalter, die vollumfängliche Richtigkeit der in der Niederschrift wiedergegebenen Beschlüsse.
Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es keine Regelung, wie der unterschreibende Eigentümer gefunden wird. Die Rechtssprechung schweigt sich hier nach meinen Recherchen aus.
In der Praxis spricht oftmals der Verwalter nach der Eigentümerversammlung einen Eigentümer an, ob er nicht das Protokoll unterschreiben mag. Damit bestimmt der Verwalter seinen „Kontrolleur", ohne dass die Eigentümergemeinschaft etwas davon weiß.
Wer die Aufgabe des zu unterschreibende Eigentümers für die Gemeinschaft übernimmt, ist auch von der Gemeinschaft zu beschließen. Bei diesem Vorgang handelt sich um ein ureigenstes Kontrollrecht der Eigentümer. Ein entsprechender Beschlusspunkt auf der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung ist bisher die Ausnahme.
Erst so wäre der zu wählende Eigentümer in der Lage, sich von vornherein auf seine Kontrollfunktion einzustellen und sich entsprechende Notizen während der Eigentümerversammlung zu machen.
Ein im Nachhinein ausgesuchter Eigentümer ist dazu nicht mehr in der Lage. Wie kann er den Wortlaut eines Beschlusses als richtig oder falsch, vollständig oder verändert bestätigen? Denn wie oft werden Beschlussvorlagen schnell heruntergeleiert?
Ist der unterschreibende Eigentümer dann nicht zu 100% auf die Aufzeichnungen des Protokollanten angewiesen, der in der Regel von der Verwaltung gestellt wird? Ja, er ist sogar vom Protokollanten abhängig.
Natürlich gibt es da noch den Verwaltungsbeirat. Auch der Vorsitzende dieses Beirates bzw. dessen Vertreter ist, sofern ein Verwaltungsbeirat überhaupt besteht, zur dritten Unterschrift verpflichtet. Aber auch dem Beirat steht nicht das Recht zu, einen Eigentümer zur Übernahme dieser Kontrollfunktion zu bewegen.
Im Klagefall bevorzugen Gerichte die Beschluss-Sammlung als Entscheidungsgrundlage. Sie hat den Vorteil, dass sie „unverzüglich" zu erstellen ist. Ihr Nachteil ist, dass sie nicht durch die Eigentümergemeinschaft oder dessen Vertreter kontrolliert wird. Bislang hat ein Eigentümer lediglich einen Berichtigungsanspruch, wenn dieser bei einer „Aussage gegen Aussage-Verhandlung" überhaupt statt gegeben wird. Die Rechtssprechung bevorzugt somit einseitig die Verwalterseite und akzeptiert eine Benachteiligung der Eigentümer, die im Übrigen oftmals und mehrheitlich Verbraucher sind.
Es ist dem Verfasser kein Fall bekannt, in dem ein Gericht geprüft hat, ob das Protokoll mit der Beschluss-Sammlung übereinstimmt.
Fazit:
Wer von den zahlreichen Eigentümern die Niederschrift über die Eigentümerversammlung neben der Verwalter unterschreibt, dies beschließt die Eigentümergemeinschaft per Mehrheitsbeschluss. Hierzu ist ein entsprechender Tagesordnungspunkt in die Einladung aufzunehmen.
Ferner sollten die Gerichte vorab die Gleichheit der Beschlussfassungen in der Beschluss-Sammlung mit der Niederschrift über die Eigentümerversammlung prüfen, bevor sie diese Sammlung, die nicht von der Eigentümergemeinschaft oder deren Beauftragten bestätigt wurde, als Grundlage für ihre Entscheidung verwenden.
Die Haftungsfrage des unterschreibenden Eigentümers bleibt hier bewusst außen vor.
08.01.2014 – Dieter Walinski